外贸客户发律师函，到底该怎么办？

“王总，我们收到美国客户发来的律师函了，说要告我们！” 一大早，采购经理小李就冲进办公室，脸色煞白，手里捏着的那几页纸，感觉比铅还重。说实话，干外贸的，谁不怕收到这玩意儿？它不像普通的投诉邮件，骂两句就算了。这封信，通常意味着事情已经闹大了，对方不想跟你“好好说话”了，准备直接走法律程序。

但你先别慌，也别急着回邮件对骂。第一步，也是最关键的一步，到底是什么？

一、收到律师函，第一反应千万别做错

我的天，看到律师函上那几个吓人的英文单词，什么“breach of contract”（违约）、“legal action”（法律行动），血压是不是瞬间就上来了？人的第一反应往往是：愤怒、害怕，或者想立刻解释。

但请记住：在你没搞清楚状况之前，任何情绪化的回复都是在给自己挖坑。

那正确的第一步是啥？就三个字：缓一缓。

• 绝对不要立刻回复，尤其不要用那种防御性、甚至攻击性的语气去吵。
• 马上把这份函件，转给你公司内部的法务，或者你长期合作的外部律师。让他们先看。
• 同时，立刻在公司内部启动一个“紧急小组”，把负责这个订单的销售、采购、生产、品控所有环节的人召集起来。大家得一起复盘，这中间到底出了什么问题。

你得搞清楚，对方是来真的，还是仅仅在“吓唬”你？很多国外客户发律师函，只是一种激烈的施压手段，相当于最后通牒，意思是：“我真的很生气，你们再不认真处理，我就真告你了！” 他们其实也想避免昂贵又耗时的跨国官司。

二、律师函里到底藏着什么？我们该怎么拆解？

好，现在你冷静下来了，律师也介入了。那我们得像侦探一样，把这封信给“解剖”了。一份标准的律师函，通常会包含几个核心部分：

• 他是谁？ 代表哪家客户，律师是哪家事务所的？这能帮你判断对方的实力和认真程度。
• 发生了什么？ 他指控我们具体违反了哪一条？是产品质量不达标？是交货严重延迟？还是侵犯了他们的知识产权？
• 他有什么证据？ 他附上了哪些证据？合同、检测报告、沟通记录？这些证据有力吗？
• 他想干嘛？ 他的核心诉求是什么？是要求巨额赔款？是要求立刻补货？还是要求终止合同？

你需要逐字逐句地分析，找出其中的关键点和漏洞。 比如，他说你产品质量不合格，那他提供的检测报告是出自哪家机构？是否符合合同里约定的标准？他说你延迟交货，那合同里的交货期是怎么规定的？有没有考虑到不可抗力因素？

自问自答时间： * Q： 对方要赔100万美金，我们就得给吗？ * A： 当然不是！ 那通常是对方的“开盘价”，相当于谈判的起点。你需要根据合同条款和实际损失，去计算一个合理的赔偿范围。这中间有很大的谈判空间。

三、回复策略：硬刚、认怂，还是谈判？

分析了情况之后，你就得决定怎么回这封信了。通常来说，有三种路径：

1. 正面硬刚，据理力争： 如果你发现对方指控完全没道理，证据也不足，甚至他们自己也有违约行为。那你可以在律师的指导下，准备一份强硬的回复函，逐一驳斥他们的指控。这叫“以战止战”。
2. 完全认怂，接受条件： 如果……如果我们确实理亏得不得了，对方证据确凿，而且闹上法庭我们必输无疑，赔得更多。那没办法，只能尽量谈判，看能不能少赔点，或者分期赔，争取个和解。虽然这很憋屈，但这是最经济的做法。
3. 寻求谈判，达成和解： 这是最常见、最理想的结局。 90%以上的商业纠纷，最终都是以和解收场。打官司对双方都是折磨。你的回复函可以这样写：首先，对给他们带来的不便表示歉意（注意，是歉意，不是认罪）；其次，针对他们的指控，陈述你调查后了解到的事实；最后，提出你的解决方案，比如：“我们愿意承担部分责任，为您免费补发一批货，并给予15%的折扣作为补偿。”

选择哪条路，完全取决于你之前做的“解剖”工作。 信息越充分，你的决策就越正确。

不过话说回来，跨国诉讼的成本非常高，有时候对方律师函写得凶，但其实他们自己也未必真想打官司。这个心理你得摸准。

四、长远来看，怎么才能避免再收到这鬼东西？

好了，假设这次危机暂时化解了。但你不能白白被吓一回啊，总得长点记性吧？怎么从根本上降低收到律师函的风险？

• 合同，合同，还是合同！ 千万别再迷信一页纸的PO（采购订单）了。一份权责清晰、条款完善的正式合同，是你最好的护身符。 要把产品质量标准、验收方式、交货时间、违约责任、适用法律（最好约定在中国仲裁）等都写得明明白白。
• 沟通，沟通，持续沟通！ 很多问题都是从小积怨变成大仇恨的。一旦生产出现问题，可能延迟交货，一定要提前主动告知客户，和他一起想办法。千万别玩失踪，等客户来问，那火气一下就上来了。
• 质量把关再严一点： 建立更严格的质量管控体系，出厂前多检几次。虽然成本会高一点，但总比赔款强。
• 买个保险： 现在有出口信用保险，也能覆盖一些商业纠纷导致的损失，可以去了解一下。

预防，永远比补救来得便宜和轻松。

结尾：把它当成一次升级的机会

收到外贸客户的律师函，感觉天要塌了，对吧？但换个角度看，它虽然是一个危机，但也是一个让你检视自身漏洞、规范公司运作的强制信号。

它逼着你去重视那些你曾经忽略的合同，去完善那些你觉得“没必要”的流程，去加强和客户的深度沟通。经过这么一遭，如果你的公司能把这些短板都补上，那未来反而会更安全。

所以，下次如果再听到“王总，律师函！”，希望你能深吸一口气，然后镇定地说：“别慌，按流程办。”